現地スタッフもだんだん多くなってきて
全員に直接声かけするのも面倒になってきたので
会議の連絡など、日程に関する連絡事項を
メールにて行いたいのだが
英語でメールをすることに
まだ、抵抗があるので
会議の日程連絡に使えるフレーズや
メールのサンプルがあったらいいですよね。
剛さん
美希先生
剛さん
美希先生
会議の案内
スタッフにメールで会議の案内を出す際に
よく使うフレーズをまとめてみました。
→次の会議は1月25日金曜日に開催したいと思います。
・We will hold our weekly meeting Monday, January 21.
→ウィークリーミーティングを1月21日に開く予定です。
・We are planning to hold the a meeting on Jan.21.
→1月21日に会議を開く予定です。
・The next meeting is scheduled for Wednesday, Jan. 27th.
→次の会議は1月27日水曜日に予定されています。
・The next meeting will be held in main conference room.
→次の会議は大会議室で行われる予定です。
・The meeting is scheduled to begin at 10:00-12:00.
→会議は10時から12時までを予定されています。
・This meeting is mandatory for all sales members.
→この会議には営業メンバーの参加が必須です。
・The purpose of the meeting is to discuss when to launch new product.
→会議の目的はいつ新製品を販売するか検討することです。
・The purpose of the meeting is to discuss the new project.
→会議の目的は新プロジェクトについて検討することです。
・I’d like to have meeting to discuss the new project.
→新プロジェクトについて検討する会議を開きたいです。
・In the coming meeting we will discuss next year’s budget.
→次の会議では来年の予算について検討します。
・Next meeting we will review the new service release.
→次の会議では新しいサービスの開始時期について確認します。
・A meeting handout will be distributed ahed of time.
→会議の資料は事前に配布します。
会議の開催予定についてよく使われるフレーズは
『I’d like to hold the meeting on 〜』
→〜に会議を開催したい
『The next meeting is scheduled for・・・』
→次の会議は・・・に予定されています。
といったフレーズが使われます。
これらの表現は連絡する際に便利ですよ。
他に会議の場所を連絡するには
『The meeting will be hold in〜』
→会議は〜で行う予定です。
と言います。これも便利ですので使いましょう。
会議の内容や目的を参加者に伝えるのは
『The purpose of the meeting is to〜』
→会議の目的は〜です。が便利ですよ。
会議の案内メールをみてみよう
それでは具体的に会議の案内メールをみてみましょう。
Dear Branch managers
I would like to propose the next meeting to be held as fellows:
Date: Monday January 21.
Time: 10:00 am to noon
Venue: Main Room
The objective and agenda of our next meeting will be:
・To review and assess the market size in Thailand.
・To identify key targets.
・To map out short and long term strategies and action plans from now on.
The branch manager are required to attend the meeting.
If you can’t attend the meeting, you have to send a substitute participant in your place.
I look forward to seeing you at this meeting on January 21.
Regards
Ken Tanaka
支店長様へ
次回の会議を以下の日程で開催したいと考えています。
日程:1月21日（月曜日）.
時間:10時から12時
場所:大会議室
会議の目的・アジェンダは以下になります。
・タイのマーケットサイズに関する再確認・評価
・重要なターゲットの確認
・短期・長期の目標とアクションプランの策定
支店長の会議参加は必須です。
もし参加できない場合は、代理の方を出席させてください。
1月21日にお会いできることを楽しみにしています。
『会議の詳細は以下の通りです。』は
『Our meeting is scheduled as below :』とも言えます。
会議の連絡によく使うフレーズは
上記のフレーズ集にほぼ網羅されているので参考にしてください。
会議の日程変更・キャンセルの連絡
突発的なトラブルはお客様対応で
どうしても予定通り会議を開催できないことが
ありますよね。
そんな時は、以下のフレーズを参考に
メールしましょう。
→申し訳ありませんが、1月27日の会議はキャンセルとなりました。
・The sales meeting has been postponed to January 27.
→1月27日の会議は延期となりました。
・I’d like to reschedule sales meeting.
→会議の日程を変更したいと思います。
・There is a time change for the next regular meeting.
→定例会議の時間が変更になりました。
・I regrettably have to cancel the next meeting due to some problem.
→申し訳ありませんが、問題発生のため次の会議はキャンセルとさせてください。
・Please note that the next meeting has been moved to February 15th.
→次の会議は2月15日に変更になりました。
・I’m very sorry foｒ this change at the last minute, but the next sales meeting is cancelled.
→急な変更で申し訳ないのですが、次回の営業会議はキャンセルとなりました。
・Please adjust your schedule accordingly.
→スケジュールの調整をお願いします。
・I’d like to move the meeting up an hour.
→1時間会議の開始時間を早めたいです。
・I’d like to push back the meeting for an hour.
→1時間会議の開始時間を遅らせたいです。
・Sorry for this short notice, but I’d like to postpone the meeting until next Wednesday.
→急な連絡で申し訳ないですが、会議は来週の水曜日に延期です。
会議の日程変更は
『reschedule the meeting〜』や
『There is a time change for the next meeting.』
と言います。
会議のキャンセル・延長は
『I have to cancel the meeting.』
『The meeting has been postponed to・・・』
といったフレーズがよく使われますね。
『〜move the meeting up an hour』といいます。
逆に開始時間を1時間遅くしたい場合は
『〜push back the meeting for an hour』といいます。
トラブルがあって、日程変更の連絡が
直近になることがしばしばありますがそんな時は
急で申し訳ありませんがを意味する
『I’m sorry foｒ this change at the last minute』
『Sorry for this short notice・・・』
を使います。
会議の変更案内メールをみてみよう
それでは具体的に会議の変更連絡メールをみてみましょう。
Subject: Changing our meeting on February 15th
Dear Tom,
I’m really sorry, but I have to cancel our meeting arranged for 1 pm on February 15th,
because some members can’t attend on the original date.
The next meeting has been changed to February 19th.
The time and venue will remain unchanged.
Please adjust your schedule accordingly.
Thank you for your cooperation.
Best Regards,
大変申し訳ないのですが、2月15日1時から予定されていた会議は
メンバーが参加できないのでキャンセルとなりました。
次回は2月19日に変更します。
時間と場所は変更ありません。
スケジュール調整をお願いします。
ご協力に感謝します。
会議変更のメールどうだったでしょうか。
よく使うフレーズ
『cancel the meeting』
『The meeting has been changed to 〜』
をしっかりマスターすれば
メール連絡はバッチリですよ。
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