請求書の訂正をお願いする英文メール

商品が届き、請求書も届いたので
支払しようと準備をしていると
約束した値段と違うことが発覚！！
話が違うではないか？と思ったところで後の祭り。
まずは先方に確認しないといけないですよね。

今日は
請求書の訂正をお願いする英文メール
についてまとめました。

後輩くん

請求書をよく見たら、見積の額と単価が違うんですけど、そうやって相手に伝えればよいですかね？

まずは、どこに誤解が生じたのか確認した方がよいわね。間違っていますよと言うより『いただいた見積書と単価が違うようです。』とか、『お電話で確認した値段と異なっているようです』とやんわりと伝えた方が角がたたないわね。

美希先生

請求書の訂正をお願いする

海外取引では、請求書『Invoice』でやりとりすることが多いですよね。
商習慣が日本と大きく異なる国の相手と取引する際は
思わぬ点で、齟齬があるかもしれないので注意が必要です。

後で、揉め事にならないようにするためにも
証拠書類はしっかり保管しておきましょう。

特に、相手に間違いを主張する際には
証拠書類である『Invoice（請求書）』・『Purchase Order（注文書）』
『Quotation（見積書）』をメールに添付し主張する論拠を提示しましょう。

その際は、こちらの認識と相違があるという言い方が
ソフトで角がたたないので良いですよ。

請求書の訂正をお願いする

・I think the unit price is different from your quoted price.
→見積の単価と相違があるようです。

・It seems that unit price shows higher price than your quotation we received.
→頂いている見積単価よりも単価が高いようです。

・I think the unit price of invoice is higher than we have agreed for this transaction.
→この取引で合意した単価と比較すると請求書の単価は高いと思います。

・We found that the amount on your invoice differs from your quoted price.
→見積の額と請求書の額に違いがあるようです。

・Is that price correct?
→この値段は正しいですか。

・It seems the calculation of the invoice is error.
→請求書の計算に誤りがあるようです。

・There seems to be an error on the invoice you sent.
→あなたが送ってくれた請求書に誤りがあるようです。

・It seems that some errors were made in the sales figures.
→売上額に誤りがあるようです。

・Please correct the error on your invoice.
→請求書の誤りを訂正してください。

・I received the invoice yesterday but it appears quantity of order is error.
→昨日受け取った請求書ですが、数量に誤りがあるようです。

まだ先方の誤りが確定したわけではないので
・It seems that〜や
・It appears that〜
で『〜のようです』と伝えた方が無難です。

・the unit price of invoice is higher than〜
→〜よりも請求書の単価は高い　
という表現を利用したり

・the amount on your invoice differs from〜
→請求書の金額が〜と違う
といった表現を利用することで、我々が認識している金額と異なるので
確認して欲しいというメッセージを伝えることができます。

サンプル英文メールを見てみよう

それでは実際にサンプルメールを見てみましょう。

Subject : Your Invoice No.KK-333 Dated 25 January

Dear Mr.Brown

Thank you for your cooperation.
I received your invoice No.KK-333 yesterday.

I’m sorry but, it seems that some errors were made in the sales figures.
I think the unit price is different from your quotation.

In your quotation a unit price is 10$ and we put an order this on Purchase number 123 dated 22 November.

However your invoice states a unit price of 15$.
Could you confirm the unit of price and issue us with a new invoice.
We look forward to dealing with this problem without delay and I will then void the current
one and process the payment with the correct one.

Best Regards

サンプルメールの訳

件名：1月25日付の請求書番号KK-333について

ブラウン様

ご協力ありがとうございます。
昨日、請求書番号KK-333を受け取りました。

申し訳ありませんが、売上額に間違いがあるようです。
単価が見積と違っていると思います。

見積単価は10ドルでしたので、我々は11月22日に注文番号123の発注をしました。
しかし、請求書の単価は15ドルとなっています。

単価について確認していただき、新しい請求書を発行してもらえませんか。
この問題にすぐに対応していただくことを期待し、現在の請求書は破棄して正しい請求書で支払処理を進めます。

よく使われるフレーズをみていきましょう。
・I’m sorry but, it seems that some errors were made in the sales figures.
→申し訳ありませんが、売上額に間違いがあるようです。
I’m sorry but,〜
→『申し訳ありませんが』から始まる典型的なフレーズですね。

・it seems that some errors were made〜
や
・There seems to be an error〜
で間違いがあるようですという意味になります。
やんわりと誤りを指摘することができるフレーズです。

・Could you confirm〜
→〜を確認してもらえませんか？　と言う意味になります。

・I will then void the current　invoice.
→今の請求書を無効にします。

『void』は無効にするという意味です。
このフレーズも取引時に使えるので押さえておきましょう。

他のサンプルもみてみよう

もう一つの例を見てみましょう。

Subject : Your Invoice No.54321

Dear Ms. Smith

I received your invoice No.54321 yesterday.We found that amount on your invoice differ from we have agreed for this transaction.

You said that you gave us 10% discount because shipment of item was delayed.
So we understood that we would only be charged 5000$, because your shipment was delayed 2 weeks from due date.

Please confirm your invoice and issue us with a new invoice by the end of this month.
If you have any question, please let us know.

Best Regards

サンプルメールの訳

件名：請求書番号54321について

スミス様

昨日、請求書番号54321を受け取りました。
我々は請求金額がことの取引を合意した値段と異なることを見つけました。

あなたは、商品の発送が遅れたため10%値引すると言いました。
そのため、我々は商品の発送が2週間遅れたため請求額は5000ドルになると理解していました。

どうか請求書をご確認いただき、今月末までに新しい請求書を発行してください。
ご質問がありましたら、教えてください。

請求金額が間違っている！！と表現するよりも
・Your invoice differ from we have agreed for this transaction.
→あなたの請求書は我々がこの取引に同意したものと異なります。
と伝えた方が、言い方はソフトで
関係がこじれることはないですよね。
他にも
・I think the amount of invoice is error we agreed.
という言い方もあります。

値引するは
・give a XX% discount
→XX%値引をする
でしたよね。これは便利な表現なので
おさえておきましょう。

インボイスを発行するは
『issue invoice』といいます。
例えば
・Could you issue invoice by the end of this month？
→今月末までに請求書を発行してもらえますか。
・Please issue your invoice by Dec.24th
→12月24日までに請求書を発行してください。
・Please issue us with a new invoice
→新しい請求書を発行してください。
・Could you re-issue the corrected invoice?
→正しい請求書を再発行してください。

という言い方もあります。

『請求書の訂正をお願いする』をテーマに
まとめてきました。
請求書のやりとりはビジネスでは
重要ですので、よく使うフレーズはしっかりおさえたいですね。