取引先に英文メールで連絡する

会社の事務所が移転したことや
年末年始休業のお知らせを取引先に連絡
することってありますよね。
英文メールでの連絡は現地スタッフに任せたいのだけど
断られてしまい、自分で作る羽目に・・・。
そんなことがあっても困らないように
よく使うフレーズを確認しておきましょう。

剛さん

事務所が移転することになって、取引先にメールで連絡したいのだけど。さっきからまったく進まないよ。どんな書き出しがいいかな？。

『〜をお知らせします。』はビジネスではよく使う表現よね。よくあるフレーズは『I am pleased to announce that～』や『I would like to inform you that～』よね。親しい間柄であれば『Please be advised that～』もありね。

美希先生

メールでお知らせをする

『〜をお知らせします』には色々な表現があります。
丁寧な言い方からカジュアルなものまで幅広いので
相手によって使い分けましょう。

〜をお知らせします。

・I will let you know that　our　Jakarta Office is moving to a new location.
→我々のジャカルタ事務所が移転することをお知らせします。

・This is to inform that we have opened a new office in Tokyo.
→東京に新事務所を開くことをお知らせします。

・Please be advised that　we have opened a new office in Bangkok.
→バンコクに新事務所を開くことをお知らせします。

・I am pleased to announce that your order has been shipped.
→ご注文いただいた品を発送したことをお知らせします。

・This is to inform you that our office will be relocating to the following address.
→事務所の住所が変わることをお伝えします。

・We are pleased to announce that we are planning to launch our new products.
→新製品が発売になることをお知らせします。

・I would like to inform you that we will relocate to the following address effective January 7th, 2019
→2019年1月7日より下記の場所に我々の事務所が移転することをお伝えします。

・We are pleased to announce a new product.
→新製品の発表をお知らせします。

『〜をお知らせします』には色々な言い方がありますが
丁寧に言うのであれば
『We are pleased to announce that～』や『I would like to inform you that～』
がよいでしょう。
親しい関係者向けであれば
『I will let you know that～』や『This is to let you know that〜』が便利ですよ。

事務所変更のお知らせ

それでは具体的に事務所変更のお知らせメールをみてみましょう。

Subject:Moving to New office

I am pleased to announce that our Tokyo Office is moving to new location.
Our operation at the new location will start on Dec.10,2018.
New address: XXXXXX
Tel: 03-1234-XXXX
Fax: 03-1234-XXXX

Our email address will remain the same.
Our communications may be affected by the move.
We apologize for any inconvenience if we don’t reply immediately.

We’d like to thank you for your continuing support.

Best Regards

サンプルメールの訳

件名：新事務所移転について

東京のオフィスが移転することをお知らせします。
新しいオフィスは2018年12月10日より稼働します。
住所はXXXXで電話・FAX番号は03-1234-XXXXとなっています。

メールアドレスに変更はありません。
移動につき通信に影響があるかもしれません。
すぐにお返事できない場合はご迷惑をおかけすることをお詫びします。

今後もよろしくお願いします。

冒頭に『I am pleased to announce that〜』と使っていますよね。
結びの一言で、『今後もよろしくお願いします』は
『We’d like to thank you for your continuing support.』
というフレーズが使えますので、覚えておくと便利ですよ。

年末年始休業のお知らせ

年末年始の休業日程を取引先に
お知らせする必要ありますよね。
特に海外の場合は、日本と休日が同じだとは
限らないので注意が必要です。
稼働日だと誤解されないように、しっかり連絡しておきたいですね。

Subject:Our office will be closed for the New Year from Dec.27 to Jan.5,2018

Dear Ms.Dona

I would like to inform you that we will be closing down from December 27, 2017
to January 5, 2018. We will be operating our business from Jan 5, 2018.

We hope this will not cause you any inconvenience, but we will try to handle
any urgent enquiries you may have by email address XXX.com during that time.

If you have any question, please let us know.

Best Regards

サンプルセンメールの訳

件名：年末年始の休業について

ドナ様

年末年始は12月27日から1月5日まで休業することをお知らせします。

ご不便をおかけしてしますが、もしお急ぎのお問い合わせがある場合メールにてXXXまでお問い合わせください。

何かご質問があれば、教えてください。

ここでも最初は『I would like to inform you that〜』
を使っていましたね。このフレーズは便利なので
なんども使ってマスターしましょう。

海外出張のお知らせ

海外出張に1週間ほど行くので
メールでお問い合わせをうけても
すぐに回答できないという状況ってありますよね。
次はそんな状況をお知らせするサンプルです。

Dear Mr.Yamada

I would like to inform you that I will go to Europe during 20-31 August.
During that time I will be checking my emails but a reply may be delayed.
If you have any urgent enquiries, please contact my assistant, Tom at his cellphone number is XXX-XXXX-XXX.

He will be able to contact me and we will get back to you as soon as possible.
I apologize for any inconvenience this may cause.

Regards

サンプルメールの訳

山田様

ヨーロッパに8月20日から31日まで出張することになりました。

その期間もメールはチェックしますが、返事が遅れるかもしれません。
もしお急ぎでお問い合わせ事項がありましたらトムにお問い合わせください。
彼の携帯番号はXXX-XXXX-XXXXです。

彼なら連絡がつきますので、なるべく早くお返事します。
ご不便をおかけして申し訳ありません。

また冒頭文は『I would like to inform you that〜』
でしたね。便利なので、どんどん使いましょう。
メールの問い合わせにすぐに回答できないという例ですが
回答が遅れるかもしれないは
『my response may be delayed』とも言えます。
『inconvenience（不便）』や『enquiries（お問い合わせ）』
といったスペルが難しい単語がありますが
頑張っていきましょう。